提案依頼書(RFP)の書き方

外部業者に対して提案を依頼する場合、公平かつ競争が行われると理想ですよね。
そのような場合には提案依頼書をもとに依頼すると提案内容にズレが生じづらく、かつ、複数社の相見積もりにおける公平性が保たれます。

「そうは言ってもどうやって書いたらいいかわからない」

そんな声にお応えして、提案依頼書の例を公開いたします。
作成やカスタマイズの依頼・相談もお受けしますのでお気軽にご相談ください。

○○業務委託プロポーザル実施要領

１．要旨

この要領は、○○システム等構築業務委託のプロポーザル方式による委託先の選考等に関し、必要な事項を定めるものである。

２．業務の概要

（１）業務名称

○○システム等構築業務

（２）業務内容及びシステム仕様

別紙「〇〇仕様書」の通り

（３）運用開始までのスケジュール

運用開始までのスケジュールは概ね以下の通りである

区分	期間
システム構築期間	契約締結の翌日から２０○○年○月○日まで
操作研修等実施期間	２０○○年○月○日から２０○○年○月○日まで
運用開始	２０○○年○月○日から（予定）

（４）契約予定期間

契約締結日の翌日から２０○○年○月○日まで

（５）運用開始に伴うシステムの契約上の取り扱い

システム運用開始に伴い、システム使用契約の締結を予定している。

（６）契約者

株式会社○○

（７）提案金額

ア　提案金額の内訳

提案金額は、次の通り区分して算出するものとする。
（ア）導入費用（設計、開発その他のシステム構築に要する費用）
（イ）運用費用（システム使用料（保守費用を含む））（月額）

イ　提案限度額

提案限度額は、それぞれ次に定める通りとする。
（ア）導入費用　○，○○○，０００円（税込み）
（イ）運用費用（月額）○○○，０００円（税込み）

ウ　提案金額に対する留意点

提案金額は、システム導入に係る経済性を評価するための参考値として用いるものであり、実際の契約金額は本プロポーザルにおいて最優先交渉権者と決定された事業者と当社との協議により別に定めるものである。

（８）最優先交渉権者の決定及び契約方法

本プロポーザルによりシステム導入に係る提案を募集し、提案された内容に基づき審査を行い、最優秀提案者と決定された事業者を最優先交渉権者とし、システム構築業務委託に係る随意契約の締結に向けた協議を行う。

３．参加資格

本プロポーザルに参加できる者は、次に掲げる用件を全て満たしている者とする。
（１）過去に当社との取引停止措置がされていないこと。
（２）過去３年間において、公租公課の滞納がないこと。
（３）東京都暴力団排除条例（平成２３年３月１８日条例第５４号）第２条第５号に掲げる規制対象者に該当しないこと。
（４）東京都暴力団排除条例（平成２３年３月１８日条例第５４号）第２４条第１号または第３号の規定に違反していないこと。
（５）民事再生法（平成１１年法律第２２５号）に基づく再生手続き開始の申立及び会社更生法（平成１４年法律第１５４号）に基づく更生手続き開始の申立がなされていないこと。

４．実施スケジュール

提案依頼から事業者選定までのスケジュール（概要）は次の通り。

内容	期間等
実施要領等の配布	２０○○年○月○日（○）
質問の受付	２０○○年○月○日（○）○時まで
質問への回答	２０○○年○月○日（○）○時まで 質問者を伏せ、質問と回答をまとめたものを順次送付
参加申込書の提出	２０○○年○月○日（○）～２０○○年○月○日（○）○時まで
提案書等の提出	２０○○年○月○日（○）～２０○○年○月○日（○）○時まで
一次審査	２０○○年○月○日（○）以降 ※審査結果は○月○日（○）○時までに全ての参加事業者に電子メールで通知。
二次審査	２０○○年○月○日（○）～２０○○年○月○日（○）
選定結果の通知	２０○○年○月○日（○）以降
契約締結	２０○○年○月○日（○）

※本スケジュールにおける一次審査以降の日程については、当社の都合によりやむを得ず、変更する場合がある。変更が生じた場合、参加申込書を提出または一次審査を通過した事業者に対しては、その旨速やかに連絡するものとする。

５．質問の受付

本件に関し質問がある場合は、次の通り所定の様式を提出すること。また、本プロポーザルの参加に伴う見積額の算定等に直接的に関係なく、契約締結後に協議する内容については質問しないこと。

（１）受付期間

「４．実施スケジュール」の通り

（２）提出方法

「質問書（様式１）」を電子メールに添付する方法で提出。メールの表題は「プロポーザルに関する質問（事業者名）」とし、メール送信後は受信確認のため、事務局へ電話連絡をすること。

（３）回答方法

「４．実施スケジュール」の通り

６．参加申込み

（１）受付期間

「４．実施スケジュール」の通り

（２）提出方法

所定の様式を事務局宛にメールで提出。

（３）提出書類

ア　参加申込書（様式２）
イ　登記簿謄本（３ヶ月以内に発行されたもの）
　なお、以下のウ～カの書類について過去に当社に提出している事業者は、提出不要
ウ　暴力団または暴力団員等と関係していない旨の誓約及び情報照会に関する同意書（様式３）
エ　納税証明書（直近の事業年度分）
　法人税、消費税及び地方消費税について未納がないことの証明書（その３の３）

７．提案書等の提出

（１）受付期間

「４．実施スケジュール」の通り

（２）提出方法

提案書等に必要事項を記入し、事務局宛に持参もしくは郵送により提出。
※持参の場合、必ず事前に連絡すること。

（３）提出書類

ア　プロポーザル届出書（様式４）
イ　業務実施体制・配置予定者調書（様式６）
ウ　協力企業概要調書（様式６－１）（業務実施体制・配置予定者調書（様式 ６）で参加事業者以外の事業者を記入した場合のみ提出）
エ　提案書（任意様式）
　Ａ４判、表紙、目次等を含めて作成し、次に掲げる事項を標準として、順次記載すること。

番号	項目	記載内容
１	基本方針	システム導入及び構築業務に対する基本的な考え方や関連する取組みについて記載すること。
２	システム概要	導入するシステムの概要、特徴やアピールしたい点について記載すること。
３	システム構成	(1) クラウドサーバにおけるハードウェアの構成とクライアント側のネットワークとの接続について簡潔に図示すること。 (2) システムの利用条件、必要なソフトウェア等について記載すること。 (3) クライアント端末に必要とされるデータ容量について記載すること。
４	セキュリティ対策	(1) データのバックアップの方法、頻度等について記載すること。 (2) ウイルス攻撃、不正コピー、データ改ざんなどを防止するための情報セキュリティ対策について記載すること。 (3)ISMS又はPマーク等の情報セキュリティ関連資格の取得状況等を記載すること。
５	保守、運用支援等	(1) サポート体制（問合せへの対応方法、オンラインサポートの有無等）について記載すること。 (2) 法令、条例、規則等の改正に伴うシステム改修への対応方針（無償・有償等）を記載すること。 (3) 障害発生時の対応について記載すること。 (4) システムの冗長性について記載すること。 (5) 操作マニュアルの作成・提供方法及び導入前の操作研修（開催方法、頻度、デモ環境等）について記載すること。 (6) 本件システムの導入に伴う業務効率化を踏まえた現行運用の見直しやその手法の提案等を記載すること。 (7) 現行システムから新システムへの切替（データ移行や現利用者への案内等）に伴う手法の提案及びそのサポート体制等を記載すること。
６	システム間連携・拡張性	(1) 自社が提供するシステムとの連携について記載すること。 (2) 他社が提供するシステムとの連携について、事例があれば、実際の連携事例等とともに記載すること。
７	導入スケジュールと業務分担	(1) 要件定義、環境構築、本格稼働までに実施すべき処理、操作研修など、システム導入までのスケジュールを記載すること。 (2) 各項目について当社職員、システム利用事務従事者との役割分担を記載すること。
８	その他自由提案	上記に記載した項目以外で、独自の提案等（これに要する追加費用に関する内容を含む。）を記載すること。

オ　機能要件
　機能要件調査票に記載されている機能要件ごとに、その対応可否について次に揚げる対応区分をそれぞれ入力すること。 なお、記載方法の詳細な事項は、（様式７）システム機能要件調査票に表示しているため、作成時に内容を確認すること。
カ　見積書（様式８及び任意様式）
　（ア）企画提案書、システム仕様書及び機能要件書の内容に基づいて費用を算出すること。(一式計上ではなく、構築業務の工程ごとの内訳、導入費用（システム使用料、保守料等）の内訳を記載すること。)
　（イ）費用見積書に記載された内訳ごとに見積額を記載すること。
　（ウ）この公募型プロポーザルにおける提案限度額を超えない金額とすること。
キ　その他、補足資料説明がある場合は、任意様式で提出可能であるが、簡潔にまとめること。

（４）提出部数等

・原本（社名等記載有り）１部
・提出書類のPDFデータ（CD-R）１枚
※原本は製本（ファイル等で綴じる）したものを提出。
※参加申込書を提出した場合であっても、提案書等を提出しない限り、プロポーザルへの参加は不可とする。
※PDFデータについては各評価項目が判別できるような構成で保存の上、社名有り無しの２種類で提出すること。

（５）参加を辞退する場合

参加申込書の提出後に参加を辞退する場合は、参加事態申出書（様式９）を事務局に提出すること。

８．受託候補者の選定手順

当社役職員で構成する「〇〇システム等構築業務委託事業者選定委員会」（以下、「委員会」という。）で、参加事業者からの提案内容等を審査し、受託候補者を選定する。

（１）審査方法・選定等

ア　参加事業者から提出された提案書等に対し、評価基準に基づき、事務局で一次審査を実施する。
イ　参加事業者が４者以上の場合は、一次審査結果の上位３者を二次審査の対象とする。
ウ　一次審査結果は、「４ 実施スケジュール」に記載の日付までにすべての参加事業者に電子メールで通知する（ホームページ上での公開はしない）。
エ　一次審査通過事業者に対し、委員会による二次審査を行う。

（２）審査基準

次の項目ごとに点数化し、その合計点数を算出する

項目	内容	配点
体制評価	システム導入及び構築業務を円滑に遂行するための実施体制に対する評価	５０
導入実績評価	国、都道府県、他の市町村、企業における導入実績に対する評価	１００
企画提案評価	システム導入により期待できる業務効率化、保守及び運用に対する事業者の支援体制に対する評価 現行運用ルールの見直しやシステム導入だけでなく、予約管理上発生する付随業務への助言体制に対する評価 現行システムから新システムへの切替に伴うサポート体制に対する評価	３００
システム機能評価	システム構成、セキュリティ対策、機能要件その他システム機能に対する評価	２５０
経済性評価	将来コストまで含めたシステム導入に係る経済性についての評価	１５０
一次審査合計点数		８５０

（３）結果通知

参加申込書に記載されている事業者の電子メールアドレス宛てに一次審査の結果を○月○日（○）までに通知する。

（４）二次審査（プレゼンテーション審査）

システムのデモンストレーション、実機操作等を中心としたプレゼンテーションを実施し、審査基準に基づいて二次審査合計点数を算出する。
ア　日程
　「４ 実施スケジュール」の日程のうちいずれかとする。
イ　実施方法
　実施日程については一次審査の結果通知に併せて通知を行う。
ウ　出 席 者
　３名以内
エ　タイムスケジュール
　各日のタイムスケジュールは、概ね以下の通りとする。

時間	内容
５分以内	会場設営、デモンストレーション準備
４０分以内	デモンストレーション
２０分以内	質疑応答
終了

備考 １　会場設営、準備及び片付けは事業者において行うこと。
　　２　このタイムスケジュールは、この公募型プロポーザルの公表時点における予定であり、変更する場合がある。なお、変更の有無にかかわらず、一次審査の結果通知において改めてタイムスケジュールを通知する。
オ　プレゼンテーション審査の内容 デモンストレーション及び質疑応答については、次のとおり実施する。 提案書の内容を踏まえプレゼンテーションをすること。システム操作については、提出した「（様式７）システム機能要件調査票」を踏まえ施設利用者及び施設管理者双方の立場における仮予約の申請から本登録、入金処理の一連の処理、集計作業等の処理を提案者がテスト環境のシステムを操作し、プロジェクターに投影してデモンストレーションを行うこと。デモンストレーション終了後、選定委員会からの質疑に対して提案者から回答を行う。
カ　会場
　本社会議室
　なお、実施要領の公表から提案書の提出までの期間内で希望に応じて会場の下見が可能（下見を希望する場合は事前に電話連絡を行うこと。）
キ　貸出機材等
　プレゼンテーションの実施に当たり、次の機材を当社で用意する。
　・長テーブル、椅子
　・プロジェクター及びスクリーン
　・電源タップ（６個口） ２個
ク 審査基準
　次の項目ごとに点数化し、その合計点数を算出する。
　なお、操作性に関する項目の点数が１００点に満たないこととなった場合、二次審査の合計点数は０点とする。

項目	内容	配点
プレゼンテーション	〇〇システム等構築業務委託に対する評価 〇〇施設だけでなく、様々な施設予約管理への拡大や連携等の拡張性の提案、その他システム導入に係る企画提案に対する評価。	１００
デモンストレーション（操作性）	一連の処理における画面展開、連動性、関連処理の紐づけなどシステムの操作性に対する評価	２００
二次審査合計		３００

ケ 最優秀提案者等の決定及び通知
　一次審査の合計点数に二次審査の合計点数を加算した点数を算出し、最も点数が高い提案者を最優秀提案者とする。
　決定した最優秀提案者については、二次審査に参加した提案者に個別に通知するほか、当社ホームページにより最優秀提案者を公表するものとする。

（５）結果通知

○○年○月○日（○）以降に、すべての二次審査参加者にプロポーザル審査結果通知書により通知するほか、当社のホームページ上で公開する。なお、審査内容については、いかなる問い合わせにも応じない。

（６）契約の締結

審査の結果により、最高得点者が受託候補者となり、業務の内容及び仕様について当社と協議を行い、契約を締結する。契約は、原則GMOグローバルサイン・ホールディングス(株)が提供する電子契約サービスにより締結するものとする。（同サービスへの加入は不要） なお、受託候補者との協議が不調になった場合、次順位である者を受託候補者として契約交渉を行うことができるものとする。

（７）参加者が一提案者のみの場合

審査において、委員会がプロポーザル実施要領、仕様書等を満たすと判断した場合は、その一提案者を受託候補者として決定する。

（８）その他

ア　プレゼンテーションに参加できない場合は、審査の対象から除外する。
イ　資料等から社名が特定できないように注意すること。
ウ　プレゼンテーションでの説明内容及び質疑に対する回答の内容は、特に説明のない限り、提案額の範囲内で実現可能であるものと判断する。

９．参加者の失格

次のいずれかに該当する場合は、失格とする。
(1)　提出期限を過ぎて提案書類が提出された場合
(2)　提出書類に虚偽の記載があった場合
(3)　会社更生法等の適用の申請など、契約の履行が困難と認められるに至った場合
(4)　審査の公平性を害する行為があった場合
(5)　前各号に定めるもののほか、提案に当たり著しく信義に反する行為等、委員会が失格であると認めた場合

１０．その他留意事項

(1)　本業務について、充分な業務遂行能力を有し、適正な執行体制を有すること及び当社の指示に柔軟に対応できること。
(2)　本件に参加する費用等は、全て参加者の負担とする。
(3)　書類提出後の修正又は変更は認めない。
(4)　提出書類の著作権は参加者に帰属する。ただし、当社が本件の報告、公表等のために必要となる場合は、提出書類の内容を無償で使用できるものとする。
(5)　提出された書類は返却しない。
(6)　本件に係る情報公開請求があった場合は、社内規定に基づき、提出書類を公開する場合がある。
(7)　プロポーザルは、提案の選定を目的に実施するものであり、契約する業務においては必ずしも提案内容に沿って実施するものではない。（当社の指示のもと変更又は修正を加える場合がある）。
(8)　提案書の記述に、特許権など法律に基づいて保護される第三者の権利の対象となっているものを使用した結果、生じた責任については、参加者が負うものとする。
(9)　本件の契約締結日の属する年度における歳出予算が成立しなかった又は削除があった場合は、契約の締結をしないものとし、業務内容・仕様の協議や準備等に係る費用についても、すべて受託候補者が負担するものとする。
(10)　この要領に定めるもののほか、必要な事項については委員会が定める。

１１．事務局（問い合わせ先）

総務課　調達担当
所在地：東京都○○区○○
電　話：０３－１２３４－５６７８
Eメール：○○@○○.co.jp

さいごに

一から提案依頼書を作成するのは骨が折れますよね。
作成や修正を私達に依頼したい場合は事業会社のIT無双からご依頼ください。